Outsourcing: Aturan, Jenis, Sistem, dan Contohnya

Outsourcing (alih daya) adalah strategi bisnis ketika perusahaan menyerahkan sebagian pekerjaan tertentu kepada perusahaan lain yang lebih spesialis agar operasional lebih efisien, terukur, dan mudah dikendalikan. Dalam praktiknya, outsourcing sering dipilih untuk pekerjaan yang membutuhkan standar layanan konsisten, ketersediaan tenaga kerja cepat, serta sistem pengelolaan yang rapi—misalnya cleaning service, security, pengemudi, call center, atau facility management.

Namun, outsourcing bukan sekadar “memindahkan pekerjaan”. Ada aspek penting yang harus dipahami: aturan main (regulasi), sistem hubungan kerja (PKWT/PKWTT), pembagian tanggung jawab, dan mitigasi risiko agar perusahaan pengguna jasa tetap aman secara operasional maupun kepatuhan.

Di artikel ini, Anda akan menemukan pembahasan yang lebih rapi dan “update” untuk kebutuhan SEO 2025: definisi, aturan, sistem kerja, jenis-jenis outsourcing, contoh implementasi, kelebihan-kekurangan, sampai checklist memilih vendor.

Ringkasan Cepat (Untuk Anda yang Ingin Intinya)

• Outsourcing adalah pengalihan sebagian pekerjaan kepada Perusahaan Alih Daya (vendor) melalui kontrak tertulis.
• Hubungan kerja pekerja outsourcing berada pada perusahaan alih daya (vendor), berbasis PKWT atau PKWTT.
• Perlindungan pekerja (upah, kesejahteraan, syarat kerja, perselisihan) menjadi tanggung jawab perusahaan alih daya dan wajib diatur dalam dokumen ketenagakerjaan.
• Putusan MK menekankan pentingnya kejelasan jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan, dengan penegasan frasa bahwa Menteri menetapkan jenis/bidang pekerjaan alih daya yang diperjanjikan.

1) Apa Itu Outsourcing (Alih Daya)?

Secara praktis, outsourcing adalah ketika perusahaan (pemberi kerja/pengguna jasa) menunjuk perusahaan lain (vendor/perusahaan alih daya) untuk menjalankan pekerjaan tertentu, lengkap dengan sistem perekrutan, pengelolaan tenaga kerja, SOP, supervisi, hingga pelaporan.

Perlu diluruskan sejak awal: pekerja outsourcing bukan “karyawan bebas tanpa hak”. Dalam PP 35/2021, hubungan kerja pekerja outsourcing dengan perusahaan alih daya tetap harus berbentuk PKWT atau PKWTT dan dibuat tertulis.

2) Aturan Outsourcing di Indonesia

Pembahasan aturan outsourcing sering membingungkan karena orang hanya mengingat satu-dua pasal lama. Untuk kebutuhan praktik bisnis, yang penting dipahami adalah prinsipnya:

a) PP 35/2021: Hubungan kerja & perlindungan pekerja outsourcing

PP 35/2021 menegaskan hal-hal kunci berikut:

1. Hubungan kerja vendor–pekerja berbasis PKWT atau PKWTT (wajib tertulis).
2. Perlindungan pekerja (upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan) adalah tanggung jawab perusahaan alih daya, dan harus tertuang dalam Perjanjian Kerja/Peraturan Perusahaan/PKB.
3. Jika pekerja outsourcing PKWT, kontrak harus memuat pengalihan perlindungan hak ketika terjadi pergantian vendor sepanjang objek pekerjaan tetap ada.
4. Perusahaan alih daya wajib berbadan hukum dan memenuhi perizinan berusaha dari Pemerintah Pusat.

b) Putusan MK 168/PUU-XXI/2023: pentingnya kejelasan jenis pekerjaan alih daya

Dalam Putusan MK, Mahkamah menyoroti problem yang sering terjadi: “alih daya dibatasi untuk sebagian pelaksanaan pekerjaan” tetapi batasannya tidak jelas jika jenis pekerjaan tidak didefinisikan secara tegas. MK kemudian menekankan perlunya kejelasan bahwa Menteri menetapkan jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan sesuai yang diperjanjikan.

Implikasi praktisnya bagi perusahaan:

• Anda perlu menuliskan ruang lingkup pekerjaan outsourcing secara spesifik dalam kontrak (SOW/Scope of Work).
• Hindari kontrak “abu-abu” yang membuat pekerja melakukan pekerjaan di luar ruang lingkup, karena berpotensi memicu konflik hubungan industrial

Baca Juga: General Cleaning Pasca Renovasi, Kenapa Penting?

3) Sistem Kerja Outsourcing: PKWT vs PKWTT

Dalam praktik, tenaga kerja outsourcing bisa diikat dengan:

PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)

Cocok untuk pekerjaan yang sifatnya:

• berbatas waktu,
• berbasis proyek,
• atau kebutuhan operasional tertentu dengan jangka waktu jelas.

Catatan penting: untuk pekerja outsourcing berbasis PKWT, kontrak wajib mengatur pengalihan perlindungan hak jika vendor berganti dan pekerjaan masih ada.

PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu)

Cocok untuk kebutuhan jangka panjang yang stabil, biasanya untuk posisi yang membutuhkan kontinuitas SDM dan pengembangan kompetensi berkelanjutan (contoh: supervisor lapangan, leader shift tertentu—tergantung desain operasional vendor).

4) Jenis-Jenis Outsourcing yang Umum Dipakai Perusahaan

Berikut kategori yang paling sering digunakan di lapangan (dengan contoh fungsi):

1. Outsourcing Cleaning Service: office cleaning, deep cleaning, toilet sanitation, area publik, pantry, facade support (tergantung layanan).
2. Outsourcing Security: penjagaan akses, patroli area, pengamanan event, kontrol tamu, laporan kejadian.
3. Outsourcing Driver/Kurir: pengantaran dokumen/barang, operasional lapangan.
4. Call Center / Customer Service: layanan respons pelanggan, ticketing, follow-up.
5. Facility Management Support: teknisi pendukung, pengelolaan area, inventory operasional.
6. IT Outsourcing: helpdesk, pengembangan aplikasi, maintenance sistem, keamanan jaringan (sesuai kebutuhan).
7. Professional Outsourcing: admin, purchasing support, akuntansi tertentu, legal support (bergantung kompleksitas).

Agar aman, kuncinya bukan “jenisnya apa”, melainkan scope-nya jelas, SOP ada, struktur supervisi tegas, dan administrasi ketenagakerjaan vendor rapi.

5) Contoh Outsourcing

Contoh 1: Outsourcing cleaning service untuk kantor

Perusahaan menunjuk vendor untuk mengelola kebersihan gedung: jadwal kerja, pembagian area, checklist harian, chemical & tools, supervisor, dan reporting mingguan. Output yang diukur: kebersihan area kerja, toilet, pantry, dan area publik.

Contoh 2: Outsourcing security untuk gedung operasional

Vendor menyediakan tim security untuk akses masuk, patroli, CCTV monitoring (bila termasuk), serta laporan insiden. Biasanya disertai SOP keamanan, briefing shift, dan koordinasi dengan PIC internal.

Contoh 3: Outsourcing event support

Perusahaan mengadakan event besar dan membutuhkan tenaga kebersihan tambahan serta pengamanan selama periode tertentu (pre-event, during event, post-event). Model ini lazim memakai PKWT karena berbasis jangka waktu.

6) Kelebihan Outsourcing (Jika Didesain dengan Benar)

1. Efisiensi biaya pelatihan & manajemen harian
   Vendor biasanya sudah memiliki tenaga terlatih, SOP, dan supervisor. Perusahaan pengguna fokus pada core business.
2. Skalabilitas lebih cepat
   Kebutuhan naik turun (misalnya musiman, event, atau ekspansi area) bisa diatur lebih cepat lewat vendor.
3. Mengurangi beban rekrutmen dan administrasi
   Proses seleksi, penggantian tenaga, absensi, hingga pengelolaan operasional sering ditangani vendor (sesuai kontrak layanan).
4. Kualitas layanan lebih konsisten
   Jika vendor profesional, standar kerja lebih terjaga karena ada sistem QC, checklist, dan pelaporan.

7) Kekurangan dan Risiko Outsourcing (Dan Cara Menguranginya)

1. Risiko kebocoran informasi
   Mitigasi: batasi akses data sensitif, gunakan NDA, dan definisikan area kerja yang relevan.
2. Ketergantungan pada vendor
   Mitigasi: pastikan kontrak memuat SLA, KPI, mekanisme evaluasi, dan hak audit.
3. Turnover/rotasi tenaga
   Mitigasi: minta vendor memiliki talent pool, sistem pengganti cepat, dan supervisor yang stabil.
4. Risiko kepatuhan ketenagakerjaan
   Mitigasi: verifikasi perizinan, bukti kepesertaan jaminan sosial, ketepatan pembayaran upah, serta dokumen hubungan kerja yang sesuai ketentuan. Dalam PP 35/2021, tanggung jawab perlindungan pekerja berada pada perusahaan alih daya.

8) Apakah Karyawan Outsourcing Pasti Tidak Dapat Tunjangan dan Jenjang Karier?

Tidak selalu. Yang benar adalah:

• Tanggung jawab perlindungan pekerja, upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan berada pada perusahaan alih daya dan harus diatur dalam dokumen resmi ketenagakerjaan.
• Paket benefit bisa berbeda antar vendor dan antar kontrak layanan.
• Jenjang karier di outsourcing biasanya mengikuti struktur vendor (misal: staff → leader → supervisor), meskipun tidak selalu identik dengan jenjang internal perusahaan pengguna.

Jadi, asumsi “outsourcing pasti tanpa benefit” adalah generalisasi yang sering muncul karena praktik vendor yang tidak profesional. Secara regulatif, aspek perlindungan tetap diwajibkan dalam kerangka hubungan kerja vendor–pekerja.

9) Checklist Memilih Perusahaan Outsourcing yang Aman dan Profesional

Gunakan checklist ini saat Anda membandingkan vendor:

1. Badan hukum & perizinan berusaha jelas (wajib untuk perusahaan alih daya).
2. Kontrak layanan rinci: scope kerja, area, jam kerja, jumlah personel, tools/chemical, reporting.
3. SLA & KPI terukur: standar kebersihan, standar keamanan, response time, escalation.
4. Struktur supervisi lapangan: ada leader/supervisor dan jalur komando jelas.
5. SOP & pelatihan: K3, penggunaan chemical, etika layanan, prosedur insiden.
6. Sistem pengalihan perlindungan hak (krusial jika pekerja PKWT dan ada potensi pergantian vendor).
7. Pelaporan berkala: daily log, weekly report, incident report (security), checklist kebersihan (cleaning).

Baca Juga: Tips & Trik Pembersihan Lapangan Padel: Panduan Lengkap untuk Kebersihan Maksimal

10) FAQ Seputar Outsourcing

Q1: Outsourcing itu sama dengan kontrak?
Tidak selalu. “Kontrak” adalah bentuk perjanjian kerja (misalnya PKWT/PKWTT). Outsourcing adalah model bisnis/operasional yang melibatkan perusahaan alih daya.

Q2: Siapa yang bertanggung jawab atas upah dan perlindungan pekerja outsourcing?
Dalam PP 35/2021, perlindungan pekerja, upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan menjadi tanggung jawab perusahaan alih daya.

Q3: Apakah perusahaan outsourcing harus berbadan hukum?
Ya. PP 35/2021 menyebut perusahaan alih daya harus berbentuk badan hukum dan memenuhi perizinan berusaha.

Q4: Apa dampak Putusan MK 168/PUU-XXI/2023 terhadap outsourcing?
Salah satu poin pentingnya adalah kebutuhan kejelasan jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan, dengan penekanan interpretasi bahwa Menteri menetapkan jenis/bidang pekerjaan alih daya sesuai yang diperjanjikan.

Kesimpulan

Outsourcing adalah strategi yang efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional, asalkan disusun dengan benar: aturan dipahami, sistem kerja jelas (PKWT/PKWTT), scope pekerjaan tegas, dan vendor memenuhi aspek legal serta standar layanan. PP 35/2021 menegaskan hubungan kerja pekerja outsourcing berada pada perusahaan alih daya, dan perlindungan pekerja menjadi tanggung jawab vendor. Putusan MK juga mendorong adanya kejelasan jenis pekerjaan alih daya agar tidak terjadi praktik yang multitafsir.